Leiam o artigo abaixo! Trata-se de algumas das inumeras atuações de Secretariado.
NOVAS ÁREAS DE
ATUAÇÃO DO SECRETARIO EXECUTIVO
Girlene Carvalho e
Michelle Cunha, discentes de Secretariado Executivo
Bilíngue da Faculdade Atenhas Maranhense - FAMA
Resumo
O
objetivo desse relatório é mostrar as inúmeras oportunidades existentes no
mercado de trabalho para o profissional de Secretariado Executivo. A
metodologia utilizada foi a revisão bibliográfica de obras e artigos relevantes
de profissionais que atuam na área.
A estrutura do
trabalho inclui uma revisão teórica sobre o tema áreas de atuação do Secretário
Executivo, histórico, antigo e atual perfil. Em seguida é analisado o mercado
de trabalho através de análises
bibliográficas.
O tema áreas de
atuação do Secretário Executivo foi incitado para análise como forma difusão do
conhecimento da importância desse profissional para a sociedade.
Através desses
estudos observa-se a origem importância milenar do Secretário através da
história, a adaptação à tecnologia e principalmente a necessidade da humanidade
quanto a existência dos gerenciadores da informação, isto se reflete nas
inúmeras opções do campo de atuação e crescente demanda desse profissional no
mercado de trabalho.
Palavras–chaves: Atuação, Secretário
Executivo, gerenciadores, informação, tecnologia, adaptação, sociedade,
trabalho.
Abstract
The purpose of this report is to show the numerous market opportunities
for the professional work of the Executive Secretariat. The methodology used
was a literature review of books and articles relevant to professionals working
in the area.
The structure of the work includes a literature review on the subject areas with the Executive Secretary, historical, ancient and current profile. Then we analyze the job market by surveying Literature reviews.
The subject areas with the Executive Secretary was urged to review as a way of spreading awareness of the importance of this professional society.
Through these studies we can observe the ancient origins of the Secretary importance throughout history, adapting to technology and especially the need of humanity as the existence of information managers, this is reflected in the numerous options of the field and increasing demand in this professional labor market.
The structure of the work includes a literature review on the subject areas with the Executive Secretary, historical, ancient and current profile. Then we analyze the job market by surveying Literature reviews.
The subject areas with the Executive Secretary was urged to review as a way of spreading awareness of the importance of this professional society.
Through these studies we can observe the ancient origins of the Secretary importance throughout history, adapting to technology and especially the need of humanity as the existence of information managers, this is reflected in the numerous options of the field and increasing demand in this professional labor market.
Keywords: Acting, Executive Secretary, managers, information,
technology, adaptation, society, work.
Introdução
O
secretario executivo atua em diversas funções, assessora diversos profissionais
atuando no seu dia-a-dia como (profissional de comunicação, e eventos,
relacionamento interpessoal, financeiro, administrativo, relações públicas,
etc.), além de ser multicultural, pois precisa conhecer sobre história,
geografia e sobre cultura organizacional, em virtude de receber nas
organizações, pessoas de diversos países, costumes e idiomas diferentes.
Há
uma falsa ilusão de saturação do mercado para a área administrativa, no entanto,
apesar de polivalentes e conhecimento vasto, falta-lhes percepção das novas
oportunidades de atuação.
Para
compreender as novas áreas de atuação do secretario executivo é necessário
conhecer a historia milenar desse profissional, e como ela está evoluindo para adaptar-se ás necessidades do mercado
e trabalho.
Comentar
o perfil de antes e hoje auxilia no entendimento das atividades exercidas pelo
secretario ao longo dos séculos.
A
evolução da profissão no século XXI ocorre utilizando a evolutiva tecnologia
como aliada.
Histórico da
profissão
Através
de pesquisas históricas, percebe-se que o antepassado da secretaria foi o Escriba-profissional
de atuação destacada em toda a Idade Antiga, junto aos povos que desenvolveram
a escrita e o comercio a cerca de 5000 a 3000 a.C..
O escriba oriental é o homem que domina a
escrita e, que, por conseguinte, é naturalmente encarregado da sua execução,
eram responsáveis pelos registro da colheita, fiscais dos impostos, da produção
agrícola e dos artefatos, riquezas, controle populacional e todas as coisas
realizadas, segundo Ribeiro (2005, p.35), os mais notáveis escribas exerciam a
função de assessores, como os escribas reais e os dos nobres.
Na
Grécia Antiga, eles constituíam espécie de confraria de letrados, privilegiada:
uma casta hereditária, porém, sem o caráter sacerdotal a que outras
civilizações guindaram os seus confrades. Com o advento da democracia, que
proporcionou ao povo facilidades para aprender a ler e escrever – instrumentos
de liberdade intelectual, de igualdade social e adquiriu novas roupagens. Parte
(constituída, principalmente, de prisioneiros de guerra) permaneceu na condição
de escravos, a serviço de senhores capazes de aproveitar as suas aptidões
mentais. Daqui saíam os secretários, os copistas e leitores, os colaboradores
intelectuais das obras assinadas pelos amos.
Nonato
Júnior (2009,p.81), relata:
“Várias profissões têm
no escriba alguns indícios de seu princípio histórico. Entretanto, em nenhuma
delas isto acontece tão intensamente quanto no Secretariado, pois em qualquer
das atividades realizadas pelo escriba, seu marco principal era o ato de
assessorar”.
A
própria palavra secretária tem origem no latim, onde encontramos a principio,
as palavras secretarium/secretum, que significa lugar retirado, conselho
privativo; e secreta: particular, segredo, mistério. Essa expressão começou a
ser utilizada no Baixo Império Romano devido a vulgarização da estenografia
concomitante ao importante papel que eles assumiram na administração pública.
Nonato
júnior(2009,p.85), também cita este momento:
“
O trabalho dos escribas passou por diversas modificações após o apogeu do Império
Romano no Norte da áfrica, Ásia Ocidental e Mediterrâneo Oriental, o que gerou
uma crise no trabalho desta categoria. Isto foi encadeado também pelo processo
de democratização na Grécia e a difusão de novas concepções religiosas e
políticas no sudeste do continente europeu”.
Durante
a Idade Média a função do secretário praticamente desaparece, em face das
condições políticas, econômicas e sociais. A função será exercida apenas, em
parte, pelos monges nos mosteiros que, na realidade, não são exatamente
secretários, mas, sim, copistas.
Na
Idade Moderna, com o ressurgir do comercio, a necessidade da função do
secretario reaparece. Integra-se à estrutura organizacional das empresas e
permanece em evolução até os nossos dias.
A
mulher passa atuar como secretaria, de forma expressiva, na Europa e nos
Estados Unidos, a partir das duas Guerras Mundiais. Com a escassez de mão de obra
masculina, desviada para os campos de batalha e, com uma estrutura
industrial/empresarial desenvolvida, as empresas não tiveram alternativa, para
manterem-se em funcionamento, senão a de utilizar a mão de obra feminina, em
todas as áreas.
No
Brasil, vamos perceber a atuação da mulher como secretaria a partir da década
dos anos 50, com a chegada das multinacionais, cuja cultura organizacional já
estava habituada com a presença da mulher. Sem qualificação adequada essa
profissional vê suas características profissionais deturbadas e mistificadas
pelo pré-conceito existente devido a recente pouca atuação da mulher no mercado
de trabalho.
O
primeiro Curso Superior em Secretário Executivo, no Brasil, foi criado em 1969.
Em
30 de setembro de 1985, a profissão é regulamentada através da Lei nº 7.377
A
Lei nº 9.261 de 10/01/1996 alterou a Lei anterior incluindo a diferenciação dos
níveis técnicos, nível superior.
Em
07 de julho de 1989, é publicado o Código de Ética Profissional, criado pela
União dos Sindicatos.
Ribeiro
ressalta: “agora, nos anos 2000, exige-se que o secretário seja empreendedor,
assessor, executor polivalente e que tenha uma visão holística”.
Perfil de antes e
hoje
O
perfil do secretário no surgimento da profissão era basicamente de copista
apesar dos escribas possuírem perfeito discernimento dos assuntos copiados.
Conforme
podemos observar na história os secretários assim denominados devido sua
atuação nos órgãos públicos conseqüente de seu vasto conhecimento, vieram a
crescer em importância no apogeu do Império Romano.
Contudo,
na idade média (século V ao XV)d.c, com instituição das monarquias absolutistas,
latifundiárias, escravistas, teocêntricas, e principalmente, onde o
conhecimento ficou restrito somente aos nobres. Esta profissão quase
desapareceu sendo todo o conhecimento recluso aos monges que atuavam como
copistas e até mesmo como secretários.
Passada
a era das trevas, a partir da revolução comercial (mercantilismo), a profissão
ressurgi com a prestação de serviços de assessoramento aos comerciantes,
banqueiros e armadores.
Foi
a inserção dos serviços secretariais no comercio que deu abertura para a
profissão nas organizações privadas, e possibilitando a evolução do
profissional no mercado de trabalho.
A
evolução das atividades desenvolvidas é inferida com o advento da evolução
tecnológica cujas atividades de arquivamento, processamento e gerenciamento de
dados e informações ficou quase que instantâneas.
Hoje,
o perfil do secretário inclue gerenciar informações, editorar os documentos da
empresa; intermediar, habilitar, avaliar, gerenciar rotinas, serviços, clientes
internos e externos. O mercado também exige habilidades profissionais básicas
como pró-atividade, polivalente, entusiasta, eficaz, conhecimento hábil nas
tecnologias de informação.
Magali
Amorim Mata, em seu artigo, O papel do
secretário Executivo na estrutura Organizacional e na condição de relações
humanas, ressalta:
“Nesse
processo de globalização em que tudo e todos se conectam, sem fronteira, com
enorme velocidade e muito intercâmbio pessoal e profissional. O atual
Secretário Executivo personifica um agente de conexão, atuando como interface
entre clientes internos e externos, parceiros, fornecedores, gerenciando
informações, administrando procedimentos de trabalho, preparando e organizando
processos, para que soluções e decisões sejam tomadas com qualidade e foco em
resultados. Independente do seu setor ou segmento em que atue, está sempre ao
lado do poder decisório, posição que lhe confere maior responsabilidade, aliada
à exigência de visão global da organização em que esteja atuando bem como do
mercado nacional e internacional, mesclando competências técnicas e
comportamentais, reunindo o fazer e o assessorar, escolhendo ferramentas
tecnológicas e exercitando habilidades de relacionamento, administração de
conflitos, acompanhamento de objetivos e metas, mas principalmente habilidades
de comunicação”.
Novas áreas de
atuação do secretario executivo
O profissional de Secretariado Executivo, à
priori, tem uma formação densa que lhe capacita para pratica administrava, de
forma à assessorar os executivos, às empresas, e profissionais afins.
Por esta multifuncionalidade deste
profissional que segundo a ONU é a 3ª maior profissão em crescimento no mundo,
nos questionamos: Quais as áreas de atuação do secretariado executivo?
O
Secretario no inicio do século XXI é reconhecido como multifuncional,
multiprofissional e multicultural.
No artigo: O futuro da profissão, citado pela Revista Eficiência,
MORAES, cita algumas novidades, em nomenclaturas da profissão que surgem em
diversos países e para algumas culturas podem ser regras novas do mundo do
trabalho, já em outras apenas tendências que poderão ou não se confirmar. São
elas:
Workflow
Controller: Controlador de Fluxo de Trabalho – serão Secretárias ou
Assistentes que servirão de controle de missão para as empresas assegurando que
colegas trabalhando em vários locais tenham o suporte e os recursos necessários
para desempenhar seu trabalho. O Controlador do Fluxo de Trabalho também
facilitará a interação entre equipes e coordenará a transferência e o uso dos
recursos da empresa tais como, computadores, equipamentos de comunicações e
outras ferramentas tecnológicas.
Resources
Coordinator: Coordenador de Recursos - Escritórios virtuais que empregam um
grande número de trabalhadores contratados dependerão enormemente de indivíduos
habilitados a reunir os recursos adequados para um determinado projeto. Os
Coordenadores de Recursos entenderão das metas das várias unidades de negócios
e saberão onde encontrar o talento necessário, interna e externamente, para
atingir objetivos específicos.
Telecommuting
Liaison: Agente de Interação – À medida que o número de trabalhadores que
atuam fora dos locais de trabalho aumenta as empresas designarão um elo de
telecomunicações para conectar trabalhadores remotos entre eles e com a
Gerência. Em alguns casos os Agentes de Interação trabalharão com a alta
administração para desenvolver políticas de telecomunicações, inclusive ajudando
a determinar quais cargos serão os indicados para trabalhos fora do local da
empresa.
Knowledge
Manager: Gestor de Conhecimentos – No escritório do futuro que será mais
fluido e baseado em projetos esta figura central servirá como um repositório de
informação institucional, história e boas práticas. O Gestor de Conhecimento
assegurará continuidade e consistência e ajudará novos empregados e
profissionais de projetos a se adaptarem à cultura organizacional, ao mesmo
tempo em que assessoram na busca de dados e documentos necessários para
desenvolver projetos.
Information Integrator: Integrador de Informação – A rápida recuperação de informação será essencial no local de trabalho de amanhã. Já que os dados serão armazenados em formato eletrônico as empresas necessitarão de bases de dados centralizadas e amigáveis, acessíveis de locais fora da empresa. O Integrador de Informação utilizará habilidades de biblioteconomia especializada em informatização e telecomunicação para coletar, compilar e indexar textos datas e imagens de maneira que esses materiais sejam facilmente encontrados em pesquisas e projetos.
Information Integrator: Integrador de Informação – A rápida recuperação de informação será essencial no local de trabalho de amanhã. Já que os dados serão armazenados em formato eletrônico as empresas necessitarão de bases de dados centralizadas e amigáveis, acessíveis de locais fora da empresa. O Integrador de Informação utilizará habilidades de biblioteconomia especializada em informatização e telecomunicação para coletar, compilar e indexar textos datas e imagens de maneira que esses materiais sejam facilmente encontrados em pesquisas e projetos.
Oliveira.
Marlene, cita, em um artigo publicado pelo site www.isecretarias.com novas áreas de atuação:
- Educação: como secretario, como docente,
como tutor.
-
Saúde: como secretario, e coordenador
-
Jurídica: como secretario e assessor
-
Comercio exterior: como secretario e coordenador
-
ONGs: como secretario e coordenador de área
-
Cooperativas: como secretario, secretario free lancer
-
Consultoria: instrutoria, treinamento, implantação de projetos
-
Tecnologia e informação: como secretario e coordenador de área.
-
Transporte: como agente de qualidade, coordenador e supervisor de atendimento
ao cliente, gestor de processos pós-vendas.
- Cerimonial: organizar eventos dentro de
regras protocolares e de etiqueta
profissional;
- Órgãos públicos: como secretário, assessor
parlamentar, chefe de gabinete, auxiliar administrativo, assistente
legislativo, marca e controla compromissos, reuniões e viagens;
Dentro
dessas áreas, o profissional pode atuar em qualquer sistema
organizacional, pois há a necessidade
desse profissional nos três setores produtivos da economia.
Outra vertente de trabalho está nos profissionais
freelancers que prestam consultoria, desenvolvendo projetos trabalhando em
casa. Eles atuam como profissionais liberais utilizando a internet como uma das
suas principais ferramentas de trabalho.
Conclusão
Diferente
da crendice que a existência do secretario executivo está atrelada as empresas,
observa-se nessa pesquisa a necessidade desse profissional em todos os setores produtivos
da economia, a capacidade de assessoria para as mais variadas e complexas instituições.
Quanto mais complexas as organizações maior o campo de atuação do secretário.
Nota-se
também a característica empreendedora dos secretários do século XXI que atuam
de forma autônoma no mercado de trabalho ofertando seus serviços como
freelancers ou através de escritórios virtuais.
Percebe-se
a capacidade de adaptação aos avanços tecnológicos e amplitude de atuação desse
profissional que é requisitado em todos os setores da economia, nos diversos
tipos de instituições e em todos os portes de organização.
Ressalta-se
a necessidade de qualificação do mesmo, tanto no âmbito pessoal e interpessoal
quanto no educacional, através de cursos de idiomas, tecnologias, especializações,
mestrados e doutorados devido as exigências do mercado de trabalho e o perfil
atual do Secretariado Executivo.
REFERENCIAS
BIBLIGRÁFICAS
MORAES,Leida. O futuro da
profissão: Um mundo de oportunidade. São Paulo – SP: www.sinsesp.com.br/index.php/artigos/secretariado/27-o-futuro-da-profissao-um-mundo-de-oportunidades, acessado em
27/11/2010.
NATALAENSE,Liana. Adaptação do
livro Gerente e Secretárias:Uma equipe de sucesso, www.fenassec.com.br , acessado em 12 de novembro de 2010.
Nonato
Júnior, Raimundo.
Epistemiologia e teoria do conhecimento em secretariado executivo: a fundação
das ciências da assessoria. Fortaleza: Expressão Gráfica,2009.
OLIVEIRA, Marlene. Novas
áreas de atuação para Secretário. www.isecretarias.com, acessado em 12 de
novembro de 2010.
RIBERO,
Nilzenir
de Lurdes Almeida. Secretariado: do escriba ao gestor. Um estudo sobre o novo perfil do profissional de secretariado. 2ª
edição. São Luís, MA. Ed.grafica socingra. 2005.
SCHUMACHER,Alexandre José.org.I;PORTELA, Keyla Christina Almeida, org.
II;Magali Amorim Mata. Gestão secretarial: o desafio da visão holística.
Cuiabá: Adeptus,p.271,2009.
Escritorio Virtual. Material de
escritório. http://www.materialescritorio.com/escritorio-virtual/,
acessado em 15 de junho de 2012.
Secretária Freelancer ....Será? Super
Secretária Executiva. http://www.supersecretariaexecutiva.com.br/blog/posts/secretaria-freelancer/.
Acessado em 15 de junho de 2012
The role of Executive Secretary. http://www.ehow.com/facts_5191617_role-executive-secretary.html,
acessado em 14 de junho de 2012.
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