SECRETARIADO: evolução histórica e a busca por um Conselho Nacional

Boa noite,

Segue um artigo do aluno prodígio  de Secretariado Executivo Bilíngue e de Letras na Universidade Estadual do Maranhão, Diego Sena.
O título do texto fala por si, leiam é muito interessante.

"espera-se com esse trabalho, que a comunidade acadêmica e os profissionais da área tenham consciência da importância do Conselho e passem a valorizar mais sua profissão, e tenham em mente que apenas com a união de classe, conseguir-se-á alcançar mais essa vitória." (Diego Sena)

Bjs,
Girlene Carvalho

SECRETARIADO: evolução histórica e a busca por um Conselho Nacional

Diego da Costa Sena*

Frislane Ormínia Barros Cavalcanti*

Gilvania Neci de Oliveira*

Tâmara Costa*

RESUMO

O presente artigo é resultado de uma pesquisa bibliográfica e de uma entrevista feita com o Superintendente Regional do Trabalho e Emprego do Maranhão, Sr. Allan Kardec Ayres Ferreira. Aborda a evolução histórica da profissão e as mudanças ocorridas no perfil do profissional de secretariado desde seu surgimento com os escribas até os dias atuais, onde o indivíduo exerce função de co-gestor. Apresenta também, ainda que de forma sucinta, as lutas que ocorreram nas últimas décadas com o objetivo de resguardar alguns direitos e que resultaram no surgimento de Leis que amparam o Secretário, como as Leis n.º 1.421/77, 7.377/85 e a 9.261/96. Por fim, mostra como anda o processo de criação do Conselho da classe secretarial, sua importância e as vantagens que trará para os profissionais da área.

Palavras-chave: Secretário. Evolução. Legislação. Conselho.

1.      INTRODUÇÃO

A profissão de Secretariado Executivo, ao longo da história, passou por várias, e significativas, transformações. O profissional dessa área sempre enfrentou, e vem enfrentando, várias batalhas com o objetivo de mostrar seu real valor à sociedade e ao mercado de trabalho.

Com as mudanças ocorridas na sociedade, ao longo do tempo, esse profissional também buscou se capacitar para poder acompanhar o ritmo frenético do mundo globalizado. Contudo, ainda encontra muitas barreiras na sociedade, como estereótipos criados há algum tempo e que ainda são associados à profissão. Após várias lutas, pode-se citar como conquistas de maior relevância, a regulamentação da profissão através da Lei n.º 7.377/85, complementada pela Lei n.º 9.261/96, dentre outras, determinam a formação técnica e superior para o exercício legal da profissão.

O objetivo deste artigo é averiguar se na Cidade de São Luís há um acompanhamento por parte da Superintendência Regional do Trabalho e Emprego/SRTE no que diz respeito à fiscalização nas empresas para evitar o exercício da profissão por pessoas desabilitadas para o cargo, uma vez que a SRTE, de acordo com a Lei, é a responsável pelo registro dos profissionais da área e por sua fiscalização. Ou se, caso esse procedimento de fiscalização não esteja acontecendo de maneira eficiente, a solução mais viável para essa situação seria a criação de um Conselho Direto.

Este trabalho consiste em uma pesquisa bibliográfica em conjunto com resultados obtidos junto à SRTE através de uma pesquisa de campo, com o objetivo de responder esses questionamentos acerca da fiscalização da profissão na cidade e da importância da criação do Conselho de secretariado. Para isso, será feito um resgate acerca do surgimento da profissão, sua evolução através da história, apontando aspectos institucionais, a sua situação atual e suas perspectivas futuras.

Pretende-se com isso, fazer com que os estudantes e profissionais da área pensem sobre a real importância da profissão de Secretariado Executivo e levá-los a desenvolver uma postura crítica sobre os rumos que sua carreira irá tomar caso não procurem conhecer seus direitos e lutar para que os mesmos sejam colocados em prática.

2.      SURGIMENTO E EVOLUÇÃO DA PROFISSÃO

Etimologicamente a palavra “secretário” vem do latim e significa lugar retirado, conselho privado, segredo, audiência secreta.

Surgiu a partir dos escribas nas civilizações antigas (Egípcios, Mesopotâmia, Síria, Judaica, Cristã). Os escribas eram homens que dominavam a escrita e desempenhavam funções de confiança junto aos governantes desses impérios, tais como fazer contas, arquivar documentos importantes, redação e acompanhamento da execução das ordens dos imperadores.

Para Natalense (1998, p. 4) “O escriba oriental é o homem que domina a escrita, faz contas, classifica arquivos, redige as ordens, aquele que é capaz de recebê-las por escrito e que, por conseguinte, é naturalmente encarregado da sua execução”. Mostrando assim que, desde seu surgimento, a profissão está intrinsecamente ligada à confiança.

A evolução da profissão de Secretário no mundo pode ser definida da seguinte maneira, através da história:

a)      Idade média – A educação e o conhecimento eram muitos restritos nessa época, sendo as pessoas que possuíam alguma instrução e que sabiam ler e escrever encontravam-se na Igreja, pois esta era a detentora de toda e qualquer informação. Logo, as atividades ficavam restritas aos monges, nos mosteiros, que eram basicamente copistas e arquivistas.

b)      Revolução comercial e mercantilismo – Ainda que muito discretamente, reaparece a necessidade do secretário.

c)      Revolução Industrial – Significou o desenvolvimento das indústrias e de seu maquinário. Surgiu a classe burguesa onde se encontravam os donos de empresas. Esses, por sua vez, diante da nova estrutura empresarial, tiveram a necessidade de alguém que desempenhassem funções de assessoria administrativa, consolidando, assim, o papel de secretário que era desempenhado quase que exclusivamente pó homens.

d)     1ª e 2ª Guerras Mundiais – Os homens são convocados para a guerra e sua posição de secretário fica desfocada. Necessitando de mão-de-obra, as empresas convocam mulheres para desempenhar tal função. Embora desempenhasse funções rotineiras e grosseiras, ao poucos a mulher foi sendo reconhecida pelo mundo empresarial. Desta forma, os homens se afastam da profissão. Contudo, é aqui que se consolidam estereótipos de que a profissão é tipicamente feminina e que essa consiste apenas em servir cafezinho e anotar recados.

e)      Dias atuais – Após o surgimento das teorias administrativas houve maior valorização do trabalho de secretariado e este profissional passa a fazer parte da dinâmica da equipe gerencial. Nota-se também o retorno do homem ao mercado de trabalho.

No Brasil, pode-se dividir a evolução da profissão de secretariado em três grandes períodos:

a)      Anos 50-60 – Nos anos 50 começa-se a perceber a atuação da secretária na estrutura empresarial brasileira, contudo, suas atividades ainda se resumiam na execução de técnicas secretariais. Nos anos 60, mesmo com o início dos treinamentos gerenciais, a secretária ainda desempenhava funções “operacionais”. Em meados dos anos 60, surgem os primeiros movimentos da categoria em favor de melhores condições de trabalho e surge, também, o “Clube das Secretárias”. Para Maria Bruno (2006, p.28) “O movimento da organização de classe dos profissionais de secretariado brasileiro é referência para os países asiáticos, europeus, africanos, inclusive para os Estados Unidos.”

b)      Anos 70 – Os secretários começam a desempenhar um papel de assessoria da gerência. As associações de classe começam a atuar em todo o Brasil, buscando “imprimir uma nova imagem e uma nova visão profissional”. O Clube das Secretárias, em 15 de Dezembro de 1970, torna-se a “Associação das secretárias do Rio de Janeiro”, sendo a primeira associação civil criada e tinha como objetivo à conscientização e o aprimoramento profissional. Criou-se, também, a Associação Brasileira de Entidades de Secretárias/ABES.

c)      Anos 80 – O secretário não só assessora, mas passa a fazer parte da tomada de decisão da empresa, executando e gerenciando seu ambiente de trabalho ao lado de seu chefe. Nessa década também são criados o código de ética do secretário, e é promulgada a Lei 7.377 de 30 de Setembro de 1985, que regulamenta a profissão e faz com que os profissionais valorizem mais sua profissão e trabalhem com mais responsabilidade e apreço.

2.1  O SECRETÁRIO ATUAL

Geralmente os estudantes do curso de secretariado ingressam na faculdade devido já atuarem na área, porque o mercado de trabalho está cada vez mais exigente e a concorrência é grande, ou seja, o maior motivo para seu ingresso no ensino superior seria a capacitação profissional. E a cobrança cada vez mais vem crescendo, porque além de ter um diploma, esse estudante de secretariado precisa ter conhecimento em informática, em idiomas, ser eficiente e eficaz, ter a capacidade de decisão organizacional, ter criatividade e ser polivalente.

Foi-se o tempo em que secretário era sinônimo de servir cafezinho e arquivar documentos. Nos dias atuais, o perfil do profissional é muito mais que isso, pois além de assessorar, agora o secretário passa a auxiliar no gerenciamento, sendo até componente importante na tomada de decisão.

Aos poucos estes profissionais foram conquistando seu espaço no mercado de trabalho e o mundo começou a valorizar o secretario executivo, e o mesmo tem se tornando tão importante quanto os executivos, pois eles estão cada vez mais extraindo olhares de diversos setores. 

Por isso, para Maerker (1999),” o secretariado é uma profissão, e é assim que deve ser visto. A boa secretária ou o bom secretário não são aqueles que pretendem tomar o lugar do líder, mas sim, aqueles que têm vocação para assessorá-lo dentro do que exige uma parceria moderna.”

O secretario atua como um filtro dentro das empresas onde a maior parte dos problemas é resolvida por ele, sem que precise levá-los para o executivo.

O objetivo do secretário é a total satisfação dos clientes internos e externos, assumindo com credibilidade, grandes responsabilidades da organização.

Hoje os profissionais buscam ferramentas para administrar o tempo, habilidades para comunicação e trabalhar em equipe, ter visão holística sobre a empresa, tornar-se um profissional com postura aberta às mudanças prestando a assessoria a grandes executivos, pois o secretário não trabalha apenas para determinado executivo e sim para a empresa.

Stela Pudo Basluk, vice presidente da Fenassec – Federação Nacional das Secretárias e Secretário diz: “Todos os segmentos da indústria, ou do comércio absorvem secretárias e secretários. A tendência hoje é que todas as empresas tenham no seu quadro de funcionários um profissional de Secretariado Executivo.”

Um secretário sempre deve está inteirado com as novas tecnologias que facilitem o seu trabalho. Logo, as atividades cotidianas do secretário executivo requerem algumas ferramentas e técnicas secretariais. Essas ferramentas permitem o indivíduo melhorar seu desempenho dentro da empresa.

Dentre inúmeras ferramentas e técnicas que auxiliam o serviço do secretário e permitem-no ser mais cobiçado pelo mercado de trabalho. Abaixo se tem algumas ferramentas, habilidades e conhecimentos que são essencialmente relevantes para o secretário melhorar e facilitar seu trabalho:

a)      Reuniões - A reunião está presente na rotina diária de todo profissional de
secretariado, que é o encarregado de planejá-las e organizá-las para que alcancem o resultado esperado. Elas servem, principalmente, para troca de informações, ideias, tomada de decisões em conjunto, soluções de problemas, etc. As reuniões podem ser classificadas em Ordinárias, que são reuniões comuns da empresa,
normalmente com datas pré-definidas; e Extraordinárias, não são previstas no calendário da empresa e são feitas quando aparecem problemas que precisam ter decisão de todos os participantes da diretoria ou associados em caráter de urgência.  Geralmente, também é o secretário que faz as anotações das ações e medidas tomadas na reunião de forma bastante completa para evitar mal entendidos posteriores e deve disponibilizá-las o quanto antes para o coordenador da reunião, seu chefe e os demais presentes, seja em forma de ata , seja em forma de resumo.

b)      Arquivamento - O secretário é o responsável por emitir e receber toda a documentação que chega ao gabinete do seu assessorado. É ele quem vai classificar o documento segundo seu gênero e sua natureza, e a partir daí encaminhá-lo para o setor responsável. O objetivo disso é fazer com que o mínimo de problema possível chegue ao chefe, uma vez que todos os problemas pequenos podem ser resolvidos pelo secretário.

c)      Cerimonial, protocolo e etiqueta- Para que possa viver em sociedade é necessário que o homem obedeça alguma regras sociais que variam de acordo com os grupos aos quais pertencem, contudo existem regras básicas que precisam ser obedecidas.

A cerimônia nasceu da conveniência de organizar as relações sociais
mediante normas de bom senso, baseadas na civilidade. Onde um dos
principais aspectos do cerimonial refere-se às regras de precedência,
que estatuem a hierarquia entre diversos cargos e posições, sendo
assim, uma cerimônia pode ser definida como forma exterior e regular
de um culto, reto ou liturgia.

A palavra protocolo na era antiga referia - se a primeira folha colocada aos rolos do papiro e no qual se escrevia um resumo do conteúdo do manuscrito. Em referencia aos dias atuais pode-se dizer que são regras intuídas que necessitam ser cumpridas ante uma determinada atividade. Existem várias definições para protocolo, no entanto, acha- se pertinente citar apenas quatro que são:

Ø  Registro de atos público;

Ø  Registro das audiências nos tribunais,

Ø  Registro de uma conferência ou deliberação diplomática;

Ø  Formulário regulador de atos público.

Em suma, protocolo, codifica as regras que regem o cerimonial e tem por objetivo dar a cada um dos participantes as prerrogativas, privilégios e imunidades a que têm direito.

Etiqueta é uma palavra de origem francesa que remete ao conjunto de regras ou estilos que podem estar presentes tanto nas atividades sociais quanto dentro do lar, na qual, quando usada, cria beleza, encanto e charme aos atos e deveres cotidianos. Torna-se de fundamental importância obedecer a determinadas regras
para que se possa viver em sociedade. Elas vêm do próprio lar, da
formação familiar e podem ser diferentes em cada grupo social. Os tipos de etiqueta são:

Doméstica: são aquelas em que lida- se com a família.
Social: são as regras e condutas indispensáveis para adquirir uma
postura para a convivência com a sociedade.
Profissional: É a maneira como o indivíduo se comporta dentro do seu ambiente de trabalho.

d)     Agenda - É um livro onde se escreve dia-a-dia o que se tem que fazer como compromissos, reuniões, atividades etc. É também usada para aumentar a eficiência, pois possibilita organizar e lembrar determinadas coisas. A agenda é muito importante porque é um fator de otimização de tempo e trabalho, por isso, é uma ferramenta fundamental para um secretário, no entanto não basta tê-la, mas sim saber usá-la. E é tendo uma agenda bem organizada que o secretário vai valorizar tanto o seu trabalho como o do seu chefe.

e)      Redação comercial - Pode-se definir correspondência como a troca de comunicação por escrita onde há conformidade. Ela serve como instrumento para fechamento de negócios, além de ser um meio de comunicação muito usado em diversos setores. Sua linguagem deve ser clara, simples e objetiva. Uma carta comercial, também tem como objetivo informar, persuadir e solicitar informações. Divide-se nos seguintes gêneros que se classificam conforme seu conteúdo e objetivo: memorando, edital, declaração, atestado, aviso, circular, ata, requerimento, comunicação, ofício, etc.

f)       Informática – Assim como todos os profissionais, atualmente o secretário deve saber fazer uso da informática e de todos os recursos tecnológicos que possibilitem melhorar seu desempenho profissional. A informática é um processo que possibilita novos desafios que motivam a profissional a acompanhar as novas exigências da empresa e tendências do mercado por meio de cursos para dominar conhecimentos em diversas áreas. Assim, a evolução profissional é dinamizada, para atingir o novo status, e é necessário entender que Secretariado é uma profissão e não apenas uma função. É imprescindível estar sempre buscando o aperfeiçoamento e se atualizando em outras áreas. As empresas buscam Secretários empreendedores e polivalentes, com perfil de assessor, e que não somente atendam aos executivos, mas também estejam interados das metas e resultados.

3.      ASPECTOS INSTITUCIONAIS E O CONSELHO NACIONAL

Diante do que foi visto, percebe-se que, para alcançar o sucesso profissional, o secretário passou a dedicar-se ao aprimoramento de seus conhecimentos e à melhoria da qualidade dos seus serviços prestados. Ele percebeu também que o curso superior, e recentemente o de tecnólogo, é de fundamental importância para alcançar esse sucesso, pois é nesses cursos que ele melhora sua capacidade e seu domínio em ferramentas que possibilitem seu aprimoramento como informática, línguas estrangeira, etc., logo, a capacitação se tornou necessidade.

Contudo, para se ter o perfil do secretário atual, seu reconhecimento e sua legalização, muitas lutas foras travadas. Pode-se contar como principais vitórias dentro do ramo secretarial a Lei n.º 1421/77, que coloca o dia 30 de setembro como o dia nacional da secretária, as Leis 7.377/85 e sua complementação 9.261/96, que legalizam a profissão e dizem que todo profissional de secretariado, inclusive com registros como Assessor, assistente, auxiliar administrativo, deve ter seu registro junto à antiga DRT - Delegacia Regional do Trabalho, atual SRTE-Superintendência Regional do Trabalho e Emprego e que esta, também, terá a função de fiscalizar o cumprimento da Lei.

A partir de todas as informações listadas até aqui, pode-se perceber que para exercer a função de Secretário atualmente é necessário possuir inúmeras qualificações e, para tanto, é necessário que o indivíduo esteja bem preparado. Com essas Leis foi ratificada a importância do secretário dentro do mercado atual. Contudo, os Secretários ainda se veem diante de um problema: muitas empresas estão contratando pessoas para exercer a profissão de secretário sem possuir a devida formação, o que além de ser ilegal pode acarretar prejuízos para a empresa.

Esse problema levou a FENASSEC a trabalhar junto ao Congresso Nacional para a criação do Projeto de Lei n.º 91/1998 que possibilitasse a criação de um Conselho Federal de Secretariado e de conselhos regionais. Esse conselho

“irá fortalecer a categoria com o aumento do número de vagas no mercado de trabalho. Além de fiscalizar o exercício profissional irá instituir o sigilo profissional, para coibir os abusos cometidos contra esses profissionais e possibilitará o aprimoramento e a formação de mão-de-obra especializada, com o aumento do nível de instrução dos profissionais, que sentirão a necessidade cada vez maior de especialização em suas áreas de atuação, o que gerará retornos relevantes para o governo e para a sociedade como um todo.” (FENASSEC)

Não obstante, o Projeto de Lei não recebeu sanção presidencial por ter sido apresentado na vigência da Lei 9.649/98 que, em seu art. 58, transformava os Conselhos Profissionais de autarquia de Direito Público em pessoa jurídica de direito privado.

“Esta Lei teve vigência até o julgamento da Ação Direta de Inconstitucionalidade ADIN que havia contra ela, ocorrida antes da sanção do projeto de lei, fato que levou o presidente a vetá-lo sob o fundamento de que a iniciativa para criação de autarquia era privativa do Chefe do Poder Executivo.

Tanto isto é verdade que no período de vigência da referida MP foi criado por lei de iniciativa de parlamentar o Conselho Nacional de Educação Física, cujo autor foi o ex-deputado Eduardo Mascarenhas (RJ).

Dessa forma, nosso Conselho que já estava aprovado pelo Congresso Nacional não recebeu sanção presidencial, sendo vetado, mesmo com todo o trabalho realizado, com o apoio político de diversos parlamentares da Câmara e do Senado e horas e horas de trabalho e ausência de nossas famílias. Em 2003, a ADIN é julgada e derruba o parágrafo 58 da Lei 9.649/98.” (FENASSEC).

Um Conselho profissional é uma instituição responsável por colocar na sociedade, profissionais habilitados na profissão e que possuem respeito ao seu código de ética. Outra característica importante de um conselho é que este é formado por profissionais da classe e não tem intervenção do governo, afinal ninguém melhor para saber das necessidades de uma profissão do que o próprio profissional da área.

A partir das informações listadas acima, fez-se uma entrevista com o Superintendente Regional do Trabalho e Emprego do Maranhão, Sr. Allan Kardec Ayres Ferreira, para saber seu posicionamento acerca da criação e da importância do Conselho Regional de Secretariado.

Com suas palavras, o Sr. Allan diz que “A Superintendência Regional do Trabalho e Emprego no Maranhão através das Seções de Inspeção do Trabalho, fiscaliza o fiel cumprimento da legislação vigente, impondo àqueles que a descumpre, penalidades pecuniárias que variam de acordo com o item descumprido e o porte da empresa”; contudo, afirma ser de extrema importância a criação de um conselho de classe, pois acredita que a função básica dessa instituição “é zelar pelo cumprimento da legislação em defesa da sociedade, fomentando e valorizando o profissional pela fiscalização do exercício da profissão, como também, ter o reconhecimento e a credibilidade da sociedade, como instituição necessária ao exercício profissional e ao desenvolvimento sustentável e defender os interesses sociais, humanos e a excelência do exercício das atividades profissionais.”

4.      CONCLUSÃO

A partir de tudo o que foi visto nesse artigo, chega-se a conclusão de que a profissão de Secretário sempre foi marcada por muitas lutas e que a evolução é característica marcantes dessa profissão. Desde os escribas até os dias atuais, o secretário foi se adequando à sua realidade, sempre buscando se qualificar e aprender a manusear recursos que facilitem o seu trabalho.

Nos dias atuais, para exercer a profissão de secretário o indivíduo dever se qualificar, aprender técnicas e utilizar recursos típicos de sua função, contudo, hoje ele não apenas executa atividades técnicas como também atividades de gestão, daí a importância fundamental do curso superior na formação dos profissionais.

Como resultados de muitas lutas, os secretários gradativamente vêm mostrando seu real valor. Não obstante, mesmo sendo a profissão de secretário legalizada, ainda encontram-se muitas empresas que abrigam no seu quadro de funcionário indivíduos não qualificados exercendo essa função. A SRTE do maranhão cumpre seu papel notificando e punindo empresas que possuem essa prática ilegal, contudo, a SRTE não consegue fiscalizar todo o estado do Maranhão e como foi muito bem colocado pelo Superintendente Regional do Trabalho do Maranhão, essas ações poderiam ser evitadas se houvesse um Conselho Regional de Secretariado, que fiscalizaria com melhor desempenho e ofereceria maios respaldo ao profissionais.

Diante dessa situação, espera-se com esse trabalho, que a comunidade acadêmica e os profissionais da área tenham consciência da importância do Conselho e passem a valorizar mais sua profissão, e tenham em mente que apenas com a união de classe, conseguir-se-á alcançar mais essa vitória.

SECRETARIAT: historical evolution and the quest for a National Council

ABSTRACT

This article was made by a search of suitable literature and by an interview with the regional superintendent of labor and employment from Maranhão, Sir Allan Kardec Ayres Ferreira. This article talks about the historical evolution of secretariat's professionals since scribe's period until nowadays. It talks about the circumstances that were made important laws about secretariat, such law n. º 1.421/77, 7.377/85 and 9.261/96. In conclusion, it shows us how is going the creation's process of secretariat's class council and how it's important and the benefits it will bring to the professional.

Keywords: Secretariat. Evolution. Legislation. Council.

REFERÊNCIAS

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NATALENSE, M.L.C. Secretária Executiva: manual prático. São Paulo, IOB, 1998

NATALENSE, Liana. A secretária do futuro. Rio de Janeiro: Qualitymark, 1998.

PORTELA, Keila Christina Almeida. Ferramentas do Secretariado Executivo. São Paulo: Viena, 2006.

BRUNO, Ivone Maria. O poder de influencia do profissional de secretariado no processo decisório das organizações. São Paulo: 2006. Disponível em HTTP:// www.sinsec-abc.org.br, acesso em 18. JUN.2010

RIBEIRO, Nilzenir de Lourdes Almeida, RIBEIRO, Luciês da Melo e JESUS, Rosangela Araujo de. TECNOLOGIA: avanços facilitadores do trabalho secretarial. Disponível em <http://www.fama.br/revista/secretariado/images/stories/artigos>. Acesso em: 23 nov. 2010

Lei de Regulamentação da Profissão de Secretário. Disponível em: < http://secretariado-executivo.blogspot.com/2008/03/lei-de-regulamentao-da-profisso-de.html> Acesso em: 22 nov. 2010.

O Secretário Executivo e sua História: Introdução fazendo um paralelo entre o que existe em termos de história. Disponível em < http://www.portaldosecretariado.com.br/?page=HistoriaSecretarios> Acesso em: 21 nov. 2010.

O que faz um Conselho por nós?. Disponível em < http://www.catiasouza.jex.com.br/secretaria/o+que+faz+um+conselho+por+nos> Acesso em: 23 nov. 2010.

LUTA PARA CRIAÇÃO DO CONSELHO. Disponível em < http://www.fenassec.com.br/b_osecretariado_luta_criacao_conselho.html> Acesso em: 23 nov. 2010.

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* Acadêmicos do curso de Secretariado Executivo Bilingue da Faculdade Atenas Maranhense - FAMA